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Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Economizando na organização de sua festa em João Pessoa

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Como gastar menos, manter a qualidade do serviço e ter uma festa fantástica?

Você esta Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa? Certamente você acha praticamente impossível manter a qualidade dos serviços contratando os serviços mais baratos.

Calma! Iremos te explicar exatamente como fazer isso!

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Parte 1: Defina a Data

 

Se você acompanha nosso blog, com certeza já deve ter percebido que grande parte de nossas dicas relacionadas a eventos começam por esse ponto importantíssimo!

Você sabia que a escolha da data do seu evento pode gerar uma economia entre 20 a 50% do valor total estimado para o orçamento do evento?

Se seu evento pode ter uma data flexível,  escolhe-la bem pode ser um ponto crucial para economizar e muito.

Procure marcar sua data, se possível, sempre em messes que não sejam de férias, principalmente final/início de ano de novembro a janeiro. Tenha em mente também a possibilidade de realizar seu evento em dias de semana Seg, Ter, Qua e Qui.

Conversando, por exemplo, com alguns donos de salão de festas, eles mesmos informam sempre que o valor para eventos durante a semana é totalmente diferente ao valor para eventos no final de semana.

Pense nisso!

Outro detalhe interessante é relacionado com o período de alta ou baixa estação na cidade, caso você tenha convidados que virão de outras cidades.

Analise esta fator com algum conhecido que trabalha com agência de viagens ou vá até uma para se informar sobre aluguel de carros, estadia, locais para alimentação e tudo o que tenha conexão com a estadia dos seus convidados na cidade.

O mais importante é deixar o seu convidado extremamente satisfeito antes, durante e após o seu evento.

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Parte 2: Defina a lista de Convidados

Definir a quantidade de pessoas que vão ser convidadas é outro ponto de peso para economizar em sua festa, uma vez que todo o resto da festa vai ser influenciado por esse número na hora de calcular os gastos dos serviços: o local, bebidas e comida.

Por isso se você pretende economizar procure deixar essa lista mais enxuta possível!

Caso você não consiga reduzir o número de convidados, tente manter o básico dentro da estrutura do evento. Itens adicionais como exemplo sandálias personalizadas, cabines fotográficas, mesa de frios e outros produtos que você sabe que não são necessários para a execução do evento podem ser retirados do seu projeto para diminuir os custos.

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Parte 3: Defina o local

Requinte Recepções

Uma imensidão de fatores deve ser levado em consideração na hora de escolher o local de seu evento.

Se você está seguindo esse tutorial, acredito que já tem a data do seu evento e também o número de convidados.

Com essas informações em mãos, fica bem mais fácil encontrar um salão na faixa de preço que você deseja.

Estes profissionais devem trabalhar em coordenação e sintonia para resultar na melhor ambientação possível para o local e com o tema escolhido.

Considere fazer sua festa de dia se você tiver escolhido um feriado ou final de semana, muitos locais diminuem seus preços em até 20% por ser um evento diurno e além disso você também economiza com a iluminação.

CUIDADO: Mas cuidado mesmo! Confira com o salão se não vai ter nem um evento no mesmo dia do seu, para evitar que você não tenha uma margem para poder finalizar o seu e não precise ficar na correria.

Se seu evento é mais íntimo e com poucos convidados, considere também realizá-lo em casa ou no salão de seu prédio.

O formato do evento será totalmente diferente de um salão de festas e os custos também serão reduzidos.

Converse com alguns profissionais, de preferencia no salão de festas e escute a opinião deles sobre o assunto.

Caso você fique satisfeito com a opinião dos profissionais da decoração e da estrutura do evento (som, luz, pista de dança, etc) você montará um espaço tão bom quanto um salão específico para eventos.

IMPORTANTE: Verifique as normas do seu prédio para saber sobre a montagem dos materiais, horários, normas de sonorização, etc.

Cerque-se de todas as informações e ande na linha a fim de evitar problemas antes, durante e após o seu evento!

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Parte 4: Decoração e Iluminação

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Escolheu o local de seu evento de acordo com a sua lista enxuta?

Ótimo! Mais uma etapa vencida!!! Vamos comemorar? \o/

Tenho certeza que você fez uma excelente escolha e o local é do tamanho necessário para acomodar seus convidados.

Logo, por tabela, o tamanho da decoração e da iluminação para seu evento será de acordo com o local.

O maior conselho que eu sempre dou é: CONVERSE COM O DECORADOR E COM O ILUMINADOR.

Não adianta você pensar que vai investir mil reais na decoração e trezentos reais na iluminação.

As contas não funcionam assim.

Faça algumas pesquisas simples no Google sobre decoração para casamentos, separe algumas fotos que você viu do local e, com essas informações em mãos, você agenda uma reunião presencial com o decorador e com o iluminador.

Apresente a sua pesquisa e peça para que eles te informem o que é preciso e o que pode ser adaptado para o local escolhido.

Solicite 02 ou 03 tipos de configuração desses serviços. É o que eu sempre passo para o meu cliente e deixo ele a vontade para escolher o que ele pode pagar.

No caso de festa temáticas, escolha temas mais simples e que não precisem de tanta ambientação.

Quanto menos material for necessário para dar vida ao tema, menos ele vai custar.

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Parte 5: Buffet e Atração Musical.

Para a comida, fiz uma lista para você pensar cuidadosamente de acordo com o tipo do evento:

Coffee Break

  • Normalmente, o coffee break é algo que me agrada muito pois temos uma variação básica de itens para serem pensados;
  • Se a sua região for muito quente, opte por frutas frescas e que sejam ricas em líquidos;
  • Salgadinhos tradicionais (sou suspeito em falar das coxinhas) sempre são bem vindos!
  • Sucos variados sempre! Evite o consumo de refrigerantes pois eles não refrescam… apenas aumentam a sede após 20 minutos. Faça o teste!
  • Água mineral, leite e café são essenciais para qualquer perfil escolhido para o coffee break;
  • Dependendo da região, opte por bolos e pratos regionais e caldinhos.
  • Não existe uma regra fixa que deve ser seguida. Pense sempre em trazer inovação alimentar para os seus convidados.
  • Uma boa música pode compor a área da alimentação. Uma simples caixa de som com uma boa seleção musical, um músico tocando e cantando ou até um DJ com repertório personalizado podem fazer parte deste momento.

Feijoada e Churrasco

  • Eu já fui a eventos tanto de dia quanto de noite que tinham feijoada e churrasco, logo… é uma opção do dono da festa ter ou não esse tipo de alimentação;
  • Se tiver orçamento para isso, coloque os dois!
  • Para a parte da feijoada, abuse de comida verde, frutas e dos caldinhos;
  • Dependendo do fornecedor da alimentação, alguns possuem a preocupação em separar um feijão light de um feijão gordo. Procure se informar antes;
  • Relacionado ao churrasco, combine com o buffet quais os tipos de carnes que você deseja servir e procure saber o preço também. Carnes nobres são mais caras, sempre!
  • Outros itens como caldinhos podem ser servidos também;
  • Todo mundo relaciona esse tipo de evento com bandas de samba e pagode. Dependendo do perfil, até um trio pé de serra ou um DJ podem ser contratados para animar este evento.

Confraternização de empresas

  • Geralmente são feitos em algum restaurante ou chácara;
  • Pensados sempre na praticidade e diversidade do buffet;
  • Pode ser adotado a estrutura citada acima (feijoada ou churrasco);
  • É interessante pensar em uma premiação para os funcionários que mais se destacaram durante o ano que passou;
  • Dependendo do perfil da empresa, eu já vi os próprios funcionários apresentarem suas bandas durante a festa;
  • De 1999 para os dias atuais eu discotequei em mais de 200 confraternizações de empresas. Um DJ é´bom pois apresenta um repertório totalmente personalizado para o evento.

15 anos e Casamento

  • Por ser uma festa mais tradicionalista, itens como a famosa área do bolo, mesa de jantar e mesa de frios são itens muito comuns;
  • A contratação de uma equipe de Barmans é imprescindível para gerar grandes economias quando cortamos a consumação excessiva do Whisky durante todo o evento;
  • Existem situações que o buffet tradicional é trocado por uma mesa de sushi. Lembre-se que nem todo mundo gosta desse tipo de alimentação;
  • Alguns salões de festas não aceitam buffet de fora. Se a sua intenção é levar um buffet para o seu evento, procure saber antes se o local permite;
  • Tenha em mente o que você deseja comer durante o seu evento e visite pessoalmente os salões. Converse com os proprietários e veja se o que você pensou está batendo com o que foi apresentado durante essas reuniões presenciais.
  • Pare de colecionar orçamentos no seu e-mail! Visite as empresas e peça para fazer uma degustação.
  • Procure saber se você irá levar a comida que sobrou para sua casa. Você pagou pela comida! Solicite por escrito os pratos e quantidades que você está pagando. O que sobrar, você pode optar por levar;
  • Atrações regionais, bandas baile e DJs sempre são bem vindos a este perfil de evento.

Formatura

  • Raramente eu vi uma formatura que tenha jantar durante o evento;
  • Normalmente, é comprado um bolo, um kit de X salgados, uma tábua de frios e itens similares junto ao salão de eventos;
  • Pense na alimentação dos seus convidados e na sua! Já presenciei casos de convidados irem embora por falta de comida.
  • Serviços como Barman, sushiman ou mesa de frios podem vir a ajudar durante o evento;
  • Dependendo do orçamento do evento, você pode contratar bandas mais tradicionais da sua região ou um DJ para animar toda a festa.

Festa de aniversário

  • Aqui a criatividade REINA!
  • Se a festa for em casa e você não deseja passar horas cozinhando, contrate um buffet;
  • Faça uma lsita do que você deseja comer, entre em contato com algumas empresas e solicite a prova da comida;
  • Decida por aquela que prestou um excelente atendimento, com uma experiência alimentar impecável e que caiba no seu orçamento;
  • Nada impede que a sua festa de aniversário tenha uma feijoada, caldinhos, churrasco, barman, sushiman e afins. Tudo vai depender do seu gosto e de quanto você está disposto a pagar 🙂
  • Como tudo depende do tema do seu evento, uma banda de samba e pagode, um trio pé de serra, um DJ ou alguma banda da sua região poderão animar o seu evento.

Já na parte da atração musical da festa procure sempre contratar uma banda ou dj que seja flexível e possa agradar diversos gostos, evitando assim a necessidade de contratar mais de uma para sua festa!

Caso tenha orçamento para isso, contrate duas ou três atrações.

Lembre-se também de obedecer o horário do salão de festas a fim de não pagar multas ou horas extras.

Economizando na organização de sua Festa em João Pessoa

Parte 6: Contrate uma assessória.

Se você não quer se preocupar com nenhum desses processos e ainda assim economizar, então a melhor opção para você é contratar uma a assessória especializada em produção de eventos.

Pode parecer estranho que você vá economizar contratando mais um serviço não essencial para sua festa, mas através da assessoria, você pode definir um gasto base para seu evento e deixar que os profissionais organizem tudo para você de acordo com aquele orçamento.

A propósito, é dessa forma que eu trabalho e posso te ajudar pessoalmente com a organização completa do seu evento.

Iremos fazer dessa forma:

  • Agendaremos uma reunião (presencial, via skype, via whatsapp ou facebook);
  • Você irá me explicar tudo o que tinha pensado para a sua festa;
  • Aproveitarei e vou perguntar quanto você dispõe para a realização do evento. Sem esta informação não terei como dar continuidade ao atendimento;
  • Com base no valor X informado, irei identificar dentro dos mais de 600 fornecedores da CJB quais poderão atender o seu evento;
  • Iremos montar uma proposta e agendar a apresentação formal de tudo o que será contratado para o seu evento;
  • Caso dê tudo certo em nossa reunião, iremos entrar nas atividades contratuais e agendaremos os pagamentos.

Mas se ainda sim você não se sente confiante para organizar sua festa, a CJB vai ajudar você ainda mais a economizar na sua festa!

Clique no Botão ao lado para mais dicas e uma Super Oferta!

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    Jonathan Maciel
    Jonathan Maciel
    Proprietário da CJB Produções, Criativa Soluções Web, Deejay Social, Expert em Vendas Online e apaixonado por Marketing Digital.

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