3 Razões pelas quais uma assessoria / cerimonial podem melhorar o orçamento de uma formatura

Um dos maiores problemas existentes durante a organização de uma formatura é o valor total a ser gasto. Se a comissão de formatura não tem nenhuma noção de quanto vai gastar, é impossível tentarmos melhorar o orçamento de uma formatura.

É muito comum toda turma se mobilizar e correrem atrás de um bilhão de cotações através da internet para conhecer as empresas existentes no mercado e terem uma noção de valores.

Eu, particularmente falando, aconselho sempre aos meus clientes que eles DEVEM visitar as empresas, ter um contato pessoal para realmente conhecer o empresário e ver se “os santos batem” e fazer a paquera com a empresa da forma correta.

É a mesma situação ao comprar um carro. Você roda a cidade toda, olha pessoalmente carro por carro, olha tudo, senta, faz um test drive, etc. Não tem como resolver a compra de um carro nem a contratação de fornecedores para uma festa de formatura 100% via internet.

A quantidade de informações para a realização de uma festa de formatura é muito grande e uma pessoa que nunca teve contato com a organização de um evento pode se perder no meio de tantos detalhes.

Falo isso pois eu, Jonathan, tive contato com mais de 30 comissões de formatura o ano passado (2015) e cada uma com as suas dúvidas para serem esclarecidas tanto de contratações pendentes quanto de contratos já realizados.

O maior problema é que essas cotações não trazem as informações corretas para a realidade financeira do evento. Em alguns casos, as promessas são tão absurdas que faz medo do que realmente estará acontecendo durante o evento.

Ou seja.. o famoso “jeitinho brasileiro” ou  “o barato que sai caro”.

Dessas mais de 30 comissões, 20 fecharam o seu tao sonhado dia com a minha empresa (CJB Produções).

Estruturamos  com os nossos equipamentos essenciais vários eventos, a citar a festa dos 100 dias, calouradas, shows beneficentes, aula da saudade, baile de formatura, festa de confraternização pós formatura e várias idéias  que nos trouxeram.

Antes de continuarmos a nossa conversa, vou apresentar os idealizadores deste texto.

Eu sou o Jonathan Maciel, proprietário da CJB Produções e estou redigindo este artigo com a Marcela Eliezer (Assessora / Cerimonialista oficial da CJB Produções).

Jonathan Maciel	Marcela Eliezer

De acordo com a experiência da Marcela como assessora e cerimonial e a minha como locador de equipamentos estruturais, resolvemos listar várias razões para se contratar uma empresa especializada em eventos para assumir em parceria com o cliente o planejamento do evento do zero.

Razão 1 – Todo evento deve ser pensado com base no orçamento estimado e sempre devemos procurar meios de melhorar o orcamento de uma formatura.

Estar com as contas estimadas para investimento em um evento é algo primordial para quem quer fazer qualquer tipo de festa e para quem realmente deseja melhorar o orçamento de uma formatura.

Vou te explicar o motivo agora!

Antes de se organizar uma festa, os formandos precisam saber quanto existe disponível para investimento. Não adianta ficar com a corda no pescoço, dívidas pós festa, aborrecimentos, dores de cabeça, etc. Isso acabará deixando a vida do formando em um grau de insatisfação emocional e financeira muito grande.

O que era um sonho acaba tornando-se um pesadelo.

Pegue agora um lápis e papel!

Anote tudo o que entra e o que sai de dinheiro.

• Colaboração dos amigos, pais, parentes e afins;
• Livro de ouro;
• Festa dos 100 dias.
• Calouradas;
• Shows beneficentes;
• Rifas e sorteios;
• Quanto que sobra de dinheiro no final do mês após pagar as contas;
• Quanto existe guardado até hoje;
• Quais são as contas fixas (água, luz, telefone, internet, condomínio….);
• Quais são as parcelas existentes no cartão e quando elas acabam. ETC.

Anotou? Ótimo!

Agora é a parte mais interessante. QUANDO você irá se formar? Daqui a 3 meses? Um ano?

Definiu uma data? Vamos em frete!

Baseado com a data escolhida, somando as entradas e saídas financeiras, sobrou quanto no total?

Vou fazer as contas baseadas em R$ 25 mil reais para uma festa de 100 pessoas.

Sequencia dos serviços essenciais que devem ser contratados, de acordo com a escassez do mercado:

1. Cerimonial que realmente atenda as necessidades do evento de acordo com o orçamento;
2. Salão de festas para o baile;
3. Salão de festas para a aula da saudade;
4. Igreja / templo / auditório para o culto ecumênico;
5. Doces, salgados, buffet e bebidas;
6. Decoração;
7. Atração musical (banda / DJ)
8. Estrutura;
9. Foto e filmagem;
10. Personalizados.

Se faltar mais algum serviço aqui desta lista, é normal. A quantidade de novos serviços para formaturas que surgem é muito grande!.

Vamos as contas? Lembrando que são ESTIMATIVAS. Esses valores variam muito de acordo com o profissional escolhido para cada atividade.

1. R$ 25.000,00 – R$ 2000,00 (cerimonial) = R$ 23.000,00;
2. R$ 23.000,00 – R$ 1000,00 (igreja) = R$ 22.000,00;
3. R$ 22.000,00 – R$ 10.000,00 (salão com buffet) = R$ 12.000,00;
4. R$ 12.000,00 – R$ 5.000,00 (decoração para igreja / recepção) = R$ 7.000,00;
5. R$ 7.000,00 – R$ 3.000 (banda / dj) = R$ 4.000,00;
6. R$ 4.000,00 – R$ 3.000 (foto / filmagem) = R$ 1.000,00;
7. R$ 1.000,00 destinado aos personalizados.

Logo… é possível determinar quanto será investido em cada área, baseado no VALOR INICIAL proposto pelo contratante.

Razão 2 – Check list de Contratos e Controle de Pagamento

Uau! Esta parte é a mais interessante. Matemática!

Lembra da pergunta que eu fiz? Quanto tem disponível por mês? Pronto! A hora de usar esta informação é agora!

Os fornecedores contratados pelo cerimonial devem estar cientes da realidade da turma que deseja se formar.

Algumas empresas pedem 50% no ato da assinatura do contrato. As vezes o contratante não possui este valor disponível, o que acaba acarretando na perda de um contrato.

As empresas que trabalham em parceria com a CJB Produções sempre são informadas antes da sua contratação sobre a realidade da turma. Felizmente, todos os nossos fornecedores sempre são abertos a diálogo.

Após o levantamento das informações dos fornecedores e a apresentação dos orçamentos ao contratante, podemos selecionar em conjunto quais são as empresas que estão de acordo com o perfil da comissão x festa x finanças.

Antes de fecharmos qualquer contrato, sempre recomendo ao cliente conversar pessoalmente com cada fornecedor para que ele decida se realmente este é o escolhido para assumir determinado papel na construção do seu sonho.

Com o parecer final da comissão, redigimos todos os contratos, as parcelas de cada prestador de serviço e o check list de pagamentos efetuados / pendentes..

De uma forma prática mantemos os contratos e as contas do evento sempre em dia.

Razão 3 – Acompanhamento com o pré / durante / pós evento.

O que muitas pessoas não sabem, principalmente quem não tem experiência sobre organização de eventos é que existem detalhes fundamentais que devem ser levados em consideração alguns dias antes do evento.

Isso mesmo!!! O maior segredo que ninguém revela é sobre as atividades 15 dias antes do evento e até 05 dias após o evento.

Ainda está com o lápis e o papel em mãos? 😀

Pré-evento:

A CJB Produções, em parceria com a Marcela Eliezer, apresenta abaixo ALGUMAS atividades que devem ser feitas vários dias antes da execução do evento, a citar:

1. Reunião presencial / online com todos os fornecedores a fim de colocar “os pingos nos is” e eliminar todas as pendências / dúvidas existentes;
2. Vistoria técnica ao local do evento para observar quadro de energia, medições dos espaços físicos e toda informação referente a instalação de equipamentos / posicionamento de materiais;
3. Solicitação junto a Energisa, quando necessário;
4. Check list de todas as atividades que acontecerão no dia do evento;
5. Análise da quantidade de pessoas envolvidas com os serviços essenciais (telão, efeitos especiais, suporte técnico, etc)

Durante o evento:

As vezes, o cliente pensa que não precisa de suporte do cerimonial ou das empresas durante o evento.

O maior erro é deixar qualquer serviço sem suporte, independente do tamanho do evento.

Certas economias não valem a pena. Passamos por vários problemas pela falta de suporte. Eles existem e acontecem!

Durante a reunião prévia com as empresas, podemos determinar a quantidade de funcionários que cada empresa irá disponibilizar durante o evento, de acordo com os serviços listados em contrato.

Fora isso, escrevemos um excelente roteiro de atividades a serem executadas durante o evento. Quanto mais pensarmos nos mínimos detalhes, melhor!

Por exemplo: se a festa tem muitas crianças, nada melhor que um espaço kids para entretenimento dos pequenos. Assim os pais poderão aproveitar a festa com maior comodidade.

Pois é… são nos mínimos detalhes que o sucesso do evento aparece!

Algo que me chama muito a atenção é o cuidado com o bem estar dos convidados.

Eu quero que cada convidado sinta-se bem a vontade, muito bem acomodado, sempre bem servido e extremamente satisfeito com o atendimento. E você?

A satisfação dos convidados é o nosso cartão de visitas!

Pós evento:

Após a conclusão do evento, existem várias atividades que devem ser apresentadas ao cliente:

Vamos conhecer algumas?

1. Lista de convidados presentes x ausentes;
2. Relatório de atividades executadas;
3. Relatório dos pagamentos dos fornecedores;
4. Balancete de pagamento dos formandos;

E por ai vai!

Estudo de caso: festa de formatura

Neste espaço eu disponibilizei algumas fotos de uma festa de formatura que a CJB Produções estruturou. Dessa forma, fica mais fácil para você ter uma noção de como a sua festa ficará!

Serviços realizados:

• Iluminação cênica / decorativa;
• Sonorização para Dj e para banda pé de serra;
• Deejay Social + equipamentos (CDJ, mixer, notebook, etc);
• Pista de dança;
• TVS de Led;
• Chuva de papel prateado;
• Bolhas de sabão.

Antes da data do evento, conversamos com a decoração, cerimonial e com o  salão de festas.

Levantamos todas as informações sobre instalações elétricas, andamento do evento, horário de instalação e recolhimento dos equipamentos, seleção musical, organização das músicas dos formandos, etc.

Esses e outros detalhes são extremamente importantes para que nada saia errado durante o evento.

Confira!

Escada preparada para a descida dos formandos	Pista de dança  e DJ	Som para banda pé de serra	DJ e equipamentos profissionais

Eu quero um serviço de qualidade! Quais são os próximos passos?

A CJB Produções está preocupada com todos os detalhes do seu evento e também em apresentar soluções sobre como melhorar o orçamento de uma formatura. Caso o seu evento esteja faltando algum detalhe que não foi citado aqui, tenha calma! Ainda dá tempo de solicitar a empresa responsável o que você deseja!

Se você não está sendo acompanhado por nenhuma empresa e caso esteja interessado em ter os nossos serviços a sua disposição, vou explicar agora quais são os seus próximos passos!

1. Preencher o formulário abaixo e informar as suas necessidades;
2. Iremos entrar em contato através do telefone informado e realizaremos uma breve entrevista para analisarmos o seu evento com maiores detalhes;
3. Se a entrevista for bem sucedida, agendaremos uma reunião para conversarmos pessoalmente e apresentarmos as opções ideais para a realização do seu evento.

De ante mão é isso que tínhamos para te informar!

Qualquer dúvida, por favor, deixe o seu comentário abaixo que responderemos em breve! Vamos procurar juntos soluções para melhorar o orçamento de uma formatura.

Até a próxima!!!

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